Checklist: prepara tu empresa antes del 5 de octubre

Antes de empezar: tres datos que lo enmarcan todo

• La fecha es dura: 5 de octubre de 2026, sin prórroga anunciada.
• La sanción de entrada es 401 € por control(guía de sanciones).
• El pico de contrataciones y dudas del sector llegará en septiembre. Quien prueba en verano elige con calma; quien llega en octubre elige con prisa.

Semana 1 — Audita lo que haces hoy

1. Inventaría tus flujos. ¿Quién rellena hoy el documento de control (o el albarán que hace sus veces)? ¿En origen, en tráfico, en administración? ¿Cuántos envíos al mes y en cuántos centros?
2. Identifica tu papel en cada flujo. ¿Eres cargador contractual, transportista efectivo, operador que subcontrata? De eso depende quién debe constar en el documento y quién comparte la custodia. Si tienes ambos papeles según el cliente, anótalo: condiciona la herramienta.
3. Revisa qué documento usas hoy. Si tu albarán "hacía de" documento de control, comprueba contra el art. 6 qué datos le faltan (el NIF del cargador contractual y la matrícula del remolque son los sospechosos habituales).
4. Decide quién emitirá. Regla práctica: emite quien tiene los datos antes del inicio del servicio. Los que falten (la matrícula del subcontratado, por ejemplo) pueden pedirse a la contraparte — nuestra plataforma lo hace con un enlace sin registro.

Semana 2 — Ordena los datos maestros

1. Clientes y proveedores: razón social, NIF y domicilio de cada cargador contractual y transportista con los que trabajas. Un NIF mal tecleado es un aviso legal en cada documento.
2. Vehículos: matrículas de tractoras y remolques, y qué conjuntos son habituales.
3. Conductores: nombre y móvil (para enviarles el enlace del documento por WhatsApp, email o SMS).
4. Rutas y mercancías tipo: tus 10 envíos más repetidos serán plantillas. Con plantillas y maestros, el segundo DeCA se emite en menos de un minuto.

Semana 3 — Elige herramienta con criterios objetivos

Preguntas concretas que separan proveedores en una demo de 20 minutos:

• ¿La URL pública cumple? Pide escanear un QR real: debe descargar el PDF directamente, sin login ni botones. Es el requisito que más proveedores improvisados incumplen.
• ¿Valida el art. 6 antes de emitir? ¿Distingue errores bloqueantes de avisos? ¿O deja emitir documentos incompletos sin despeinarse?
• ¿Cómo gestiona los cambios en ruta? Cambio de matrícula a las 6 de la mañana: ¿cuántos clics, queda auditado, le llega la versión vigente al conductor sola?
• ¿Qué evidencias custodia? ¿Historial de operaciones con los valores anteriores conservados? ¿Verificable (cadena de hashes) o "confía en mí"?
• ¿Precios públicos? Si el precio requiere una llamada comercial, ya sabes cómo será renovar. Los nuestros están publicados: desde 0,18 € por documento, sin permanencia.
• ¿Y si tienes TMS/ERP? API REST, webhooks con reintentos y sandbox para que tu integrador pruebe sin riesgo. Las capacidades están en lapágina de developers.
• ¿Tráfico internacional además del nacional? Que el mismo motor emita eCMR: te ahorra un segundo proveedor en 2027 (DeCA y eCMR sobre un motor).

Semana 4 — Prueba con envíos y conductores reales

1. Emite 5-10 DeCAs de envíos reales en paralelo al papel. Con nuestros 10 documentos gratis, esta prueba no cuesta nada.
2. Ensaya la inspección. Escanea el QR tú mismo y hazlo escanear a un conductor veterano y a uno escéptico: si ellos lo ven claro, está claro.
3. Ensaya el peor caso. Zona sin cobertura: ¿descargó el conductor el PDF antes de salir? Cambio de camión en ruta: ¿recibió la versión nueva?
4. Define el procedimiento interno en una página: quién emite, quién envía al conductor, quién registra cambios, dónde se consulta el histórico. Formar al equipo con el documento delante lleva una hora.

Últimas semanas — Corta el papel

1. Fija una fecha interna de corte anterior a la legal (15-30 días de margen) y a partir de ella emite todo en digital.
2. Comunícalo a clientes y subcontratistas: qué recibirán, cómo completarán sus datos, dónde consultarán los documentos. Un email de tres párrafos evita veinte llamadas.
3. Verifica la custodia: el documento debe seguir accesible un año para cargador y transportista. Con custodia automática, este punto se tacha solo.

La checklist condensada

• Flujos y papel de cada parte identificados.
• Responsable de emisión decidido por flujo.
• Maestros cargados: clientes (NIF), vehículos, conductores.
• Herramienta elegida con la prueba del QR hecha.
• 5-10 envíos reales emitidos en digital y verificados.
• Peor caso ensayado (sin cobertura, cambio de vehículo).
• Procedimiento interno escrito y equipo formado.
• Clientes y subcontratistas avisados.
• Fecha interna de corte fijada — antes del 5 de octubre de 2026.

Nueve casillas. Si empiezas hoy, la primera se tacha en 15 minutos:crea tu cuenta con 10 documentos gratis y emite el primero. Y si quieres el detalle normativo completo, laguía completa del DeCA 2026 te espera.